【要約】５分で読める『９９％の人がしていないたった１％の仕事のコツ』/河野 英太郎

パパリーマン書店の店長”くろんぼ”です。

今回、紹介したい本は「９９％の人がしていないたった１％の仕事のコツ」です。

ひとこと要約「当たり前のこと当たり前にできる人は少ない」

本書の目的は、日本の労働力を上げることです。

日本の労働人口は約７０００万人、そのうち組織に属する人は約５０００人と言われています。

５０００万人が、たった１％生産性を上げたとしたら、５０万人分の労働力を生むことができます。

そんな壮大なテーマに挑み、「今からすぐにできる工夫」という視点で書かれています。

本書の内容は、仕事ができる人にとっては、当たり前に感じるかもしれません。

しかし、意外に「当たり前のことを当たり前にできる人」は少ないです。

当たり前のことを当たり前にできるようになるための３つのステップがあります。

新社会人にとっては、仕事の基本を学ぶ教科書として読んでください。

中堅やベテランにとっては、仕事の基本ができているかのチェックシートとして読んでください。

意外にも、「知っている・できる」ことでも「やっていない」ことに気づくことができると思います。

特別な能力や苦しい訓練がなくとも、誰でも今すぐ成果につながる仕事のコツが紹介されています。

パパリーマンの悩み

誰も知らないような仕事の「裏ワザ」を学ぶことができると思った人もいるのではないか？

結論から言うと、「裏ワザ」など存在しません。

ついつい「絶対に成功する」や「誰でも簡単に」という甘い誘い文句に飛びつきたくなります。

なかには、それを求めて高額なセミナーに参加してしまう人もいます。

ただし、知識をいくら増やしても仕事の成果をあげることができません。

結局、みんなが知っているような基本的なことを愚直に積み重ねることができるかどうかです。

著者

河野 英太郎（こうの　えいたろう）

1973年 岐阜県生まれ。

株式会社Eight arrows 代表取締役
株式会社アイデミー 執行役員

東京大学文学部卒業、グロービス経営大学院（MBA)修了。

電通・アクセンチュアを経て、日本IBMに勤務。

大企業グループ向けを中心に複数社の人事制度改革やコミュニケーション改革、人材育成などを推進。

要約

本書は8つの章から構成されています。

• 報連相のコツ
• 会議のコツ
• メールのコツ
• 文書作成のコツ
• コミュニケーションのコツ
• 時間のコツ
• チームワークのコツ
• 目標達成のコツ

その中でも、パパリーマン的に学ぶが多かった３つを厳選します。

報連相のコツ

組織で仕事をするときに、決して欠かせないのが、報連相（報告・相談・連絡）です。

この報連相のコツをつかめば、きっと思い通りに仕事を進めることができます。

報連相で覚えておきたいコツは３つです。

コツ１　早め早めにチェックを受ける

”悪い話は昨日聞きたかった。いい話は来週でいい”

これはある外国経営者の言葉です。

仕事がデキる人は、常に早め早めに動く人です。

報連相においても同じことが言えます。

完成して上司に報告したら、急な方向転換により、最初から作り直しみたいな経験はありませんか？

それを避けるために、チェックポイントを設け、上司やクライントに早めの報連相が大切です。

• 「このような流れで大丈夫でしょうか」
• 「スケジュールは『検討』でよろしいですか」

トラブルが発生した時も、第一報を報告しておくと、報告を受けた側は最短で問題を意識できます。

その後のあなたへの対応方針も指示ができ、被害を最小限で抑えられる可能性があります。

コツ２　「３分ください」を口ぐせにする

上司に報連相をしようとしたときに、あなたはどのように話しかけていますか？

多くの人が「今、ちょっと、いいですか？」と話しかけているのではないでしょうか。

その返事は「ごめん、後にして」や「今はだめ」だと思います。

それは、忙しい上司は何分かかるかわからない報連相を”今”聞いている余裕はないからです。

「１分（あるいは３分）ください」と伝えるだけ、聞いてくれる可能性は高くなります。

たった数分で解決できる案件も後回しになり、仕事が滞ってしまうことを避けることができます。

コツ３　「とりあえず」ではなく「まず」と言ってみる

報連相の中で、よく使ってしまう言葉で、気をつけた方がいい言葉があります。

「”とりあえず”この資料作っておきます」

その他に「取り急ぎ」や「適当に」も同じです。

このような言葉は、受け取る相手によっては、「やっつけ仕事」という認識を与えてしまします。

そんなときは、「まず」に置き換えましょう。

そうすることで、「次に」と、常に次のステップを意識します。

言葉は相手に与える印象だけではなく、自分の行動にも影響を及ぼします。

会議のコツ

日本のホワイトカラー（知識労働者）の生産性が低いと言われる原因に、会議の長さがあります。

特に社内会議は、その長さが気になります。

そこでおすすめするのが「１/８の会議」です。

たいていは、１／８になっても支障がないです。

無駄な会議を減らすのも、経営者やリーダーに必要な仕事といえます。

そこからさらに、会議で効果的なものにするコツを３つ紹介します。

コツ１　会議の目的・ゴール・趣旨を事前に共有する

無駄な会議にしないため、まずは会議の目的・ゴール・趣旨を事前に共有しておきます。

「目的」とは

最終的に実現すること

「ゴール」とは

目的が実現できている状態を測る基準

「趣旨」とは

「ブレスト（アイデア出し）」
か「エバリュエーション（結論出し）」

たとえば、あなたが営業会議を開催するとします。

会議は、事前準備がとても大切です。

コツ２　ホワイトボードを使う

ホワイトボードを利用すると、言葉だけが行き来して、議論が進まない「空中戦」を避けられます。

言葉だけでは意見を交わしていると、間違った理解なのに合意したかのような雰囲気で終了してしまうことがあります。

論点を整理し、「つまり、こういうことですか？」と、会議参加者の認識を揃えることができます。

さらに、事前に決めていた「目的・ゴール」を書いておいた方がより効果的です。

コツ３　議事録は当日出す

新人に議事録を作成させ、上司がチェックをかけ、何度もやり直しをさせた上で関係部署に確認する。

そうやって完成された議事録を、翌回の会議の直前に共有する、という企業もまだ多くあります。

これでは意味がありません。

なぜなら、議事録の出来栄えは問題でなく、次の行動にいかにつなげたかが重要だからです。

議事録は、すべてまとめる必要はなく、整理をして、行動につながるところだけ残せばいいのです。

そして会議開催当日に必ず出すことが必要です。

メールのコツ

近年ではチャットを活用する企業も増えています。

しかし、まだ日常的にメールを利用する機会も多いと思います。

特に、新社会はプライベートでメールの経験が乏しく、最初は戸惑うことがあります。

そこで、メールのコツを３つ紹介します。

コツ１　件名を工夫する

メールは、本文を開く前にある程度の内容がわかることが重要です。

 「◯◯会議について」
 「資料請求：〇〇会議」

「～について」では、議事録送付なのか、資料請求なのか、会議のキャンセルなのか、わかりません。

特に上司などは、１日１００通を超えるメールに目を通さないといけません。

件名には長くなり過ぎない範囲で具体的なワードを加えるだけで、上司からの返信速度が上がります。

【要ご対応】【緊急】など利用してみましょう。

さらに優先度が低い内容に関しては、【業務外】なども明記するといいでしょう。

コツ２　結論を最初に書く

日本人は、起承転結に代表される「丁寧な」表現のDNAがあります。

ビジネスにおいて、起承転結（クライマックス法）は不要です。

件名で端的に内容を表現した上で、メールの本文で補足するイメージです。

冒頭だけを読んでメールの重要度や取るべきアクションが判断できるので、内容が理解されやすい。

また、初対面やご無沙汰でない限り、メール冒頭での「丁寧な挨拶」「自己紹介」は必要ないです。

コツ３　一歩踏み込んだ内容にする

効率よく仕事を進めるには、やり取りを最小限に収める工夫が必要です。

たとえば、会議の日程を確定するケースです。

このケースでは、送信するＡも一歩踏み込んでいますが、返信するＢも一歩踏み込んで、場所を決めて連絡しています。

これにより、自分の効率もよくなりますし、相手の時間も無駄に奪うことが避けられます。

まとめ

日本人は「まじめ」すぎる傾向にあります。

忙しそうに見える部長に気を遣って、礼儀をもって「今よろしいですか？」と言ったことで、2週間を棒に振っています。

「まじめ」と「みじめ」は一字違いです。

はき違えた「まじめ」さは、その人の誠実な本意に反して「みじめ」な結果をもたらします。

著者は、アクセンチュア・IBMなど外資系の企業を経験しているからこそ、日本人の過剰なまじめさが気になるのでしょう。

もちろん、仕事においてまじめさは必要です。

効率が下がるようなまじめさは、見直してみる必要があるのかもしれません。

本書のなかには、まだまだ紹介しきれていない「仕事のコツ」が詰まっています。

気になる人は、ぜひ読んでみてください。

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