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【要約】5分で読める『99%の人がしていないたった1%の仕事のコツ』/河野 英太郎

パパリーマン書店の店長”くろんぼ”です。

今回、紹介したい本は「99%の人がしていないたった1%の仕事のコツ」です。

パパリーマン店長

この記事は”5分で読める”要約となっており、忙しい人でも効率よく読書体験ができます

この記事でわかること
  • どんな内容なのか
  • どんな悩みを解決できるか
  • 著者について
  • 本の要約
  • 本の感想
  • オーディオブックの基本情報
パパリーマン店長

オーディオブック”を活用すればもっと効率よく読書体験できます

目次

ひとこと要約「当たり前のこと当たり前にできる人は少ない」

本書の目的は、日本の労働力を上げることです。

日本の労働人口は約7000万人、そのうち組織に属する人は約5000人と言われています。

5000万人が、たった1%生産性を上げたとしたら、50万人分の労働力を生むことができます。

そんな壮大なテーマに挑み、「今からすぐにできる工夫」という視点で書かれています。

本書の内容は、仕事ができる人にとっては、当たり前に感じるかもしれません。

しかし、意外に「当たり前のことを当たり前にできる人」は少ないです。

当たり前のことを当たり前にできるようになるための3つのステップがあります。

当たり前にできるための3ステップ
  • まずは知る(仕事の基本を学ぶ)
  • できるようになる(実践して習得する)
  • 当たり前にやる(継続してやり続ける)

新社会人にとっては、仕事の基本を学ぶ教科書として読んでください。

中堅やベテランにとっては、仕事の基本ができているかのチェックシートとして読んでください。

意外にも、「知っている・できる」ことでも「やっていない」ことに気づくことができると思います。

特別な能力や苦しい訓練がなくとも、誰でも今すぐ成果につながる仕事のコツが紹介されています。

パパリーマンの悩み

パパリーマン店長

もしかして仕事の裏技を学ぶことができる?

誰も知らないような仕事の「裏ワザ」を学ぶことができると思った人もいるのではないか?

結論から言うと、「裏ワザ」など存在しません。

ついつい「絶対に成功する」や「誰でも簡単に」という甘い誘い文句に飛びつきたくなります。

なかには、それを求めて高額なセミナーに参加してしまう人もいます。

ただし、知識をいくら増やしても仕事の成果をあげることができません。

結局、みんなが知っているような基本的なことを愚直に積み重ねることができるかどうかです。

こんなひとにおすすめです
  • 新社会人
  • 仕事の成果をあげたい
  • 日々時間に追われている

著者

河野 英太郎(こうの えいたろう)

1973年 岐阜県生まれ。

株式会社Eight arrows 代表取締役
株式会社アイデミー 執行役員

東京大学文学部卒業、グロービス経営大学院(MBA)修了。

電通・アクセンチュアを経て、日本IBMに勤務。

大企業グループ向けを中心に複数社の人事制度改革やコミュニケーション改革、人材育成などを推進。

主な著書

要約

本書は8つの章から構成されています。

  • 報連相のコツ
  • 会議のコツ
  • メールのコツ
  • 文書作成のコツ
  • コミュニケーションのコツ
  • 時間のコツ
  • チームワークのコツ
  • 目標達成のコツ

その中でも、パパリーマン的に学ぶが多かった3つを厳選します。

報連相のコツ

組織で仕事をするときに、決して欠かせないのが、報連相(報告・相談・連絡)です。

この報連相のコツをつかめば、きっと思い通りに仕事を進めることができます。

報連相で覚えておきたいコツは3つです。

コツ1 早め早めにチェックを受ける

”悪い話は昨日聞きたかった。いい話は来週でいい”

これはある外国経営者の言葉です。

仕事がデキる人は、常に早め早めに動く人です。

報連相においても同じことが言えます。

完成して上司に報告したら、急な方向転換により、最初から作り直しみたいな経験はありませんか?

それを避けるために、チェックポイントを設け、上司やクライントに早めの報連相が大切です。

  • 「このような流れで大丈夫でしょうか」
  • 「スケジュールは『検討』でよろしいですか」

トラブルが発生した時も、第一報を報告しておくと、報告を受けた側は最短で問題を意識できます。

その後のあなたへの対応方針も指示ができ、被害を最小限で抑えられる可能性があります。

コツ2 「3分ください」を口ぐせにする

上司に報連相をしようとしたときに、あなたはどのように話しかけていますか?

多くの人が「今、ちょっと、いいですか?」と話しかけているのではないでしょうか。

その返事は「ごめん、後にして」や「今はだめ」だと思います。

それは、忙しい上司は何分かかるかわからない報連相を”今”聞いている余裕はないからです。

「1分(あるいは3分)ください」と伝えるだけ、聞いてくれる可能性は高くなります。

たった数分で解決できる案件も後回しになり、仕事が滞ってしまうことを避けることができます。

コツ3 「とりあえず」ではなく「まず」と言ってみる

報連相の中で、よく使ってしまう言葉で、気をつけた方がいい言葉があります。

”とりあえず”この資料作っておきます」

その他に「取り急ぎ」や「適当に」も同じです。

このような言葉は、受け取る相手によっては、「やっつけ仕事」という認識を与えてしまします。

そんなときは、「まず」に置き換えましょう。

そうすることで、「次に」と、常に次のステップを意識します。

言葉は相手に与える印象だけではなく、自分の行動にも影響を及ぼします。

会議のコツ

日本のホワイトカラー(知識労働者)の生産性が低いと言われる原因に、会議の長さがあります。

特に社内会議は、その長さが気になります。

そこでおすすめするのが「1/8の会議」です。

1/8の会議とは?
  • 所要時間
  • 参加人数
  • 開催頻度

それぞれを半分にします。

たとえば、2時間の会議に20人が参加して、月に2回開催されているとします。

2時間×20人×2回=80時間

これらをすべて半分にすると、

1時間×10人×1回=10時間

なんと、70時間の生産性を生む時間を作り出すことができます。

たいていは、1/8になっても支障がないです。

無駄な会議を減らすのも、経営者やリーダーに必要な仕事といえます。

そこからさらに、会議で効果的なものにするコツを3つ紹介します。

コツ1 会議の目的・ゴール・趣旨を事前に共有する

無駄な会議にしないため、まずは会議の目的・ゴール・趣旨を事前に共有しておきます。

「目的」とは

最終的に実現すること

「ゴール」とは

目的が実現できている状態を測る基準

「趣旨」とは

「ブレスト(アイデア出し)」
か「エバリュエーション(結論出し)」

たとえば、あなたが営業会議を開催するとします。

  • 「目的」 
    • 最新の売上状況を把握し、目標達成のために必要な対策を取ること
  • 「ゴール」 
    • 前週末の売上高と
      目標との差額の確認
    • 目標未達成の場合、
      問題と対応策の確認
    • 次週までの主な行動計画の確認
  • 「趣旨」
    • 前半はブレスト、
      後半はエバリュエーション

会議は、事前準備がとても大切です。

コツ2 ホワイトボードを使う

ホワイトボードを利用すると、言葉だけが行き来して、議論が進まない「空中戦」を避けられます。

言葉だけでは意見を交わしていると、間違った理解なのに合意したかのような雰囲気で終了してしまうことがあります。

論点を整理し、「つまり、こういうことですか?」と、会議参加者の認識を揃えることができます。

さらに、事前に決めていた「目的・ゴール」を書いておいた方がより効果的です。

コツ3 議事録は当日出す

新人に議事録を作成させ、上司がチェックをかけ、何度もやり直しをさせた上で関係部署に確認する。

そうやって完成された議事録を、翌回の会議の直前に共有する、という企業もまだ多くあります。

これでは意味がありません。

なぜなら、議事録の出来栄えは問題でなく、次の行動にいかにつなげたかが重要だからです。

議事録は、すべてまとめる必要はなく、整理をして、行動につながるところだけ残せばいいのです。

そして会議開催当日に必ず出すことが必要です。

メールのコツ

近年ではチャットを活用する企業も増えています。

しかし、まだ日常的にメールを利用する機会も多いと思います。

特に、新社会はプライベートでメールの経験が乏しく、最初は戸惑うことがあります。

そこで、メールのコツを3つ紹介します。

コツ1 件名を工夫する

メールは、本文を開く前にある程度の内容がわかることが重要です。

「◯◯会議について」
「資料請求:〇〇会議」

「~について」では、議事録送付なのか、資料請求なのか、会議のキャンセルなのか、わかりません。

特に上司などは、1日100通を超えるメールに目を通さないといけません。

件名には長くなり過ぎない範囲で具体的なワードを加えるだけで、上司からの返信速度が上がります。

【要ご対応】【緊急】など利用してみましょう。

さらに優先度が低い内容に関しては、【業務外】なども明記するといいでしょう。

コツ2 結論を最初に書く

日本人は、起承転結に代表される「丁寧な」表現のDNAがあります。

ビジネスにおいて、起承転結(クライマックス法)は不要です。

件名で端的に内容を表現した上で、メールの本文で補足するイメージです。

たとえば・・・

件名 「〇〇のお願い【△時まで】」

本文 お願いがございます。〇〇を実施していただきたいのです。ご依頼の背景は・・・

冒頭だけを読んでメールの重要度や取るべきアクションが判断できるので、内容が理解されやすい。

また、初対面やご無沙汰でない限り、メール冒頭での「丁寧な挨拶」「自己紹介」は必要ないです。

コツ3 一歩踏み込んだ内容にする

効率よく仕事を進めるには、やり取りを最小限に収める工夫が必要です。

たとえば、会議の日程を確定するケースです。

よくない例

A:「◯◯のテーマで来週お時間いただけますか?」

B:「はい、結構です」

A:「では、いつ頃がよろしいでしょうか」

B:「来週の前半でお願いします」

A:「では、火曜日の10時00分~10時30分はいかがでしょう?」

B:「あいにく、そこだけは予定が入っています」

いい例

A:「◯◯のテーマで来週お時間をいただけませんか?よろしければ、火曜日の10時00分~15時00分の間で10分間、ご都合つくタイミングをお知らせください」

B:「はい、承知しました。では、14時30分~15時00分で、2Fの応接にお越しください」

このケースでは、送信するAも一歩踏み込んでいますが、返信するBも一歩踏み込んで、場所を決めて連絡しています。

これにより、自分の効率もよくなりますし、相手の時間も無駄に奪うことが避けられます。

まとめ

日本人は「まじめ」すぎる傾向にあります。

よくあるシーン

部下:「部長、今、少しよろしいですか?」

上司:「ごめん、今ちょっとバタバタしていて・・・後でもいい?」

部下:「あっはい・・・」

ー1時間後ー

部下:「部長・・・え?外出ですか・・・いつ戻られますか?」

秘書:「本日は直帰され、明朝から1週間海外出張です。そのまま1週間、休暇に入られます」

忙しそうに見える部長に気を遣って、礼儀をもって「今よろしいですか?」と言ったことで、2週間を棒に振っています。

「まじめ」「みじめ」は一字違いです。

はき違えた「まじめ」さは、その人の誠実な本意に反して「みじめ」な結果をもたらします。

著者は、アクセンチュア・IBMなど外資系の企業を経験しているからこそ、日本人の過剰なまじめさが気になるのでしょう。

もちろん、仕事においてまじめさは必要です。

効率が下がるようなまじめさは、見直してみる必要があるのかもしれません。

本書のなかには、まだまだ紹介しきれていない「仕事のコツ」が詰まっています。

気になる人は、ぜひ読んでみてください。

オーディオブックの基本情報

オーディオブックを聴くなら『audiobook.jp』『Audible』がおすすめです。

『audiobook.jp』

聴き放題
チケットプラン
単品購入1,330円
基本情報

ナレーター: よねざわ たかし

再生時間:3時間49分

↓audiobook.jpで聴きたい人はこちら↓

『Audible』

聴き放題
単品購入2,500円
基本情報

ナレーター: 上野 翔 

再生時間:3時間18分

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